Déclaration de confidentialité

1. Introduction

Notre étude de notaires et d’avocats, dont le siège est à Saanen, respecte votre vie privée. Nous nous engageons à traiter avec soin, responsabilité et conformément aux dispositions applicables en matière de protection des données toutes les informations et données que nous collectons ou recevons à votre sujet.

Vous trouverez ci-dessous des informations sur la manière dont nous traitons vos données personnelles lorsque vous faites appel à nos services, lorsque vous êtes en relation avec nous, communiquez avec nous ou entretenez tout autre lien avec notre étude.

Dans le cadre de nos activités professionnelles principales (notamment les actes authentiques, toutes les opérations préparatoires et d’exécution nécessaires ainsi que les prestations juridiques), la loi cantonale sur la protection des données du canton de Berne s’applique en principe.

2. Nos coordonnées

Nous sommes responsables du traitement de vos données personnelles :

Notariat und Advokatur Matti & Matti
Bahnhofstrasse 1
3792 Saanen

david.matti@matti-law.ch

Pour toute demande concernant la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par e-mail ou par courrier postal à l’adresse mentionnée ci-dessus.

3. Données personnelles

Les « données personnelles » sont toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Cela comprend notamment le nom, les coordonnées, l’adresse e-mail, le titre, les informations concernant l’entreprise pour laquelle vous travaillez, le numéro de téléphone, la date de naissance, le numéro AVS, l’historique client, les procurations, les autorisations de signature, les déclarations de consentement, les informations financières telles que les données de paiement, l’adresse IP, les données contractuelles liées à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat ainsi qu’à la fourniture de prestations juridiques, ainsi que toute autre information vous concernant. Les données statistiques ou anonymisées qui ne permettent pas d’identifier directement une personne ne sont pas considérées comme des données personnelles.

Ces données nous sont fournies soit directement par vous-même, soit par des tiers impliqués, tels que des parties contractantes, autorités, tribunaux, banques, compagnies d’assurance ou parties adverses. Dans la mesure où cela est autorisé, nous pouvons également collecter certaines données à partir de registres publics ou de sites Internet.

Lorsque vous nous communiquez des données concernant d’autres personnes, nous partons du principe que vous êtes autorisé à le faire, que ces données sont exactes et que les personnes concernées ont été informées et ont donné leur consentement lorsque cela est nécessaire.

Une « personne concernée » est une personne physique dont les données personnelles sont traitées. Le terme « traitement » désigne toute opération effectuée sur des données personnelles, notamment la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage, la suppression ou la destruction.

Les principes relatifs au traitement des données personnelles s’appliquent également aux demandes générales et aux démarches liées à la prise en charge de mandats notariaux ou juridiques, même lorsqu’aucune relation contractuelle ou de mandat n’est finalement conclue.

La communication par e-mail n’est pas considérée comme un moyen de communication sécurisé. Elle ne répond notamment pas aux exigences de protection applicables aux données particulièrement sensibles ou aux communications couvertes par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire. Toute personne communiquant avec nous par e-mail accepte que les réponses lui soient également transmises par ce moyen.

4. Bases et finalités du traitement des données

Nous traitons vos données personnelles principalement dans le cadre de notre relation contractuelle avec vous et, le cas échéant, avec les tiers concernés. Ce traitement vise notamment la préparation, la conclusion, la gestion et l’exécution de contrats ainsi que la fourniture de prestations juridiques, notamment pour :

• les démarches auprès des banques, compagnies d’assurance, gestionnaires de fortune et registres non publics ;
  l’obtention de procurations ;
  la clôture de comptes bancaires ;
  la collecte de documents privés nécessaires à l’établissement d’un inventaire ;
  la réception et le versement de fonds dans le cadre de l’exécution de contrats authentiques ;
  la rédaction de statuts et de contrats ne nécessitant pas d’acte authentique ;
  la conduite de négociations contractuelles ;
  les conseils juridiques et fiscaux ;
  les activités fiduciaires ;
  les fonctions d’exécuteur testamentaire ;
  ainsi que d’autres prestations telles que les négociations avec les autorités ou la représentation devant les tribunaux.
• Nous traitons également les données dans le cadre de la gestion matérielle, formelle et organisationnelle des dossiers d’avocature, de notariat et de conseil.
• Les prestations fournies dans un dossier sont enregistrées afin de servir de base à la facturation et à la comptabilité de l’entreprise.
• Nous tenons également notre comptabilité conformément aux prescriptions légales applicables.

En outre, nous traitons vos données personnelles ainsi que celles d’autres personnes lorsque cela est autorisé et nous paraît approprié, notamment aux fins suivantes pour lesquelles nous disposons d’un intérêt légitime :

• assurer et améliorer le fonctionnement de notre entreprise, en particulier nos systèmes informatiques et notre site Internet ;
• garantir la sécurité informatique et la sécurité de nos installations ;
• gérer les risques dans le cadre de la conduite de notre entreprise ;
• analyser l’adresse IP et le pays d’origine, exclusivement dans le cadre de la protection de l’infrastructure du site Internet contre les attaques ou à des fins statistiques.

Nous traitons également certaines données sur la base de votre consentement, notamment :

• à des fins de marketing, de gestion de la relation client et d’amélioration de nos prestations et de notre activité (par exemple l’organisation d’événements), dans la mesure où vous ne vous êtes pas opposé à l’utilisation de vos données ;
• pour communiquer avec vous et avec les catégories de destinataires mentionnées au chiffre 6 (par exemple dans le cadre de réunions en ligne).

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait n’a toutefois aucun effet sur les traitements déjà effectués.

D’autres traitements peuvent également être réalisés afin de respecter des obligations légales, administratives ou réglementaires qui nous sont imposées, notamment les obligations de conservation.

5. Candidatures

Dans le cadre d’une candidature à un poste, vous avez la possibilité de nous transmettre votre dossier par courrier postal ou sous forme électronique, notamment via notre site Internet. Dans le cas de candidatures numériques ou spontanées, les données relatives au candidat et à sa candidature sont enregistrées et traitées électroniquement aux fins de la gestion de la procédure de recrutement.

Si un contrat de travail est conclu à l’issue de la procédure de recrutement, les données transmises dans le cadre de la candidature sont conservées dans votre dossier du personnel aux fins habituelles d’organisation et d’administration, dans le respect des obligations légales applicables.

En cas de refus de candidature, les données transmises sont supprimées dans un délai de trois mois après la clôture du processus de recrutement. Une conservation plus longue peut toutefois être imposée par la loi.

Si vous consentez expressément à une conservation prolongée de vos données, par exemple pour leur intégration dans notre base de données de candidats, celles-ci continueront à être traitées sur la base de votre consentement. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment pour l’avenir en contactant le service mentionné au chiffre 2. Les traitements effectués avant le retrait du consentement demeurent licites.

6. Communication des données et transfert à l’étranger

Dans le cadre des finalités décrites au chiffre 4, il peut être nécessaire que nous communiquions vos données personnelles aux destinataires suivants. Ceux-ci traitent vos données soit pour notre compte, soit sous leur propre responsabilité, soit sous une responsabilité conjointe. Dans la mesure où nous y sommes tenus, nous veillons à ce que ces destinataires traitent vos données de manière confidentielle, conformément aux dispositions légales applicables et uniquement aux fins de la prestation concernée.

• Les destinataires peuvent notamment être :
  des prestataires de services externes et sous-traitants, tels que banques, compagnies d’assurance, fiduciaires, services postaux et de courrier, fournisseurs informatiques (notamment pour les e-mails, visioconférences et outils de communication), fournisseurs de services cloud ainsi que prestataires de services d’analyse et de marketing ;
• les clients, parties adverses et leurs représentants juridiques, partenaires commerciaux, parties impliquées dans des procédures judiciaires, tribunaux ainsi que autorités suisses et étrangères, telles que les registres du commerce.

Ces destinataires peuvent se trouver en Suisse ou à l’étranger. Vos données peuvent ainsi être traitées en dehors de la Suisse, notamment en Allemagne.

7. Cookies, suivi et autres technologies liées à l’utilisation du site Internet

Notre site Internet utilise des cookies ainsi que des technologies comparables permettant d’identifier votre navigateur ou votre appareil. Un cookie est un petit fichier texte enregistré sur votre ordinateur lorsque vous consultez notre site.

Nous utilisons différents types de cookies :
des cookies de session temporaires, techniquement nécessaires au fonctionnement du site et supprimés automatiquement lorsque vous quittez le site ;
des cookies permanents, qui restent enregistrés sur votre appareil afin de reconnaître votre navigateur lors d’une visite ultérieure.

La plupart des navigateurs acceptent les cookies par défaut. Vous pouvez toutefois autoriser ou bloquer les cookies temporaires et permanents dans les paramètres de sécurité de votre navigateur.
Les données enregistrées dans nos cookies ne sont pas associées à vos données personnelles sans votre consentement explicite.

7.1. Utilisation de Google Analytics (ou d’alternatives)

Nous utilisons sur notre site Internet Google Analytics, un service d’analyse web fourni par Google Ireland Ltd. (« Google »).
Google Analytics nous permet de mesurer et d’analyser l’utilisation de notre site Internet de manière générale. À cette fin, des cookies permanents sont utilisés et placés par Google.
Google peut suivre votre utilisation du site Internet et combiner ces informations avec des données provenant d’autres sites web que vous avez visités et qui utilisent également les services de Google. Google peut éventuellement utiliser ces informations à ses propres fins. Dans ce cas, le traitement de vos données personnelles relève de la responsabilité de Google et est soumis à sa propre politique de confidentialité.

Nous avons configuré ce service de manière à ce que l’adresse IP des visiteurs soit raccourcie en Europe avant toute transmission vers les États-Unis et qu’elle ne puisse en principe plus être attribuée à une personne déterminée.
Nous avons également désactivé les fonctions « Partage des données » et « Signals ».

Même si nous considérons que les informations transmises à Google ne constituent pas des données personnelles, il demeure possible que Google puisse tirer des conclusions sur votre identité, établir des profils personnels ou relier ces données à un éventuel compte Google.

Vous pouvez empêcher l’enregistrement des cookies en configurant votre navigateur en conséquence. Veuillez toutefois noter que certaines fonctionnalités du site pourraient alors ne plus être disponibles dans leur intégralité.

De plus amples informations concernant la protection des données de Google Analytics sont disponibles à l’adresse :
https://support.google.com/analytics/answer/6004245.

7.2. Utilisation de Google Maps (ou d’alternatives)

Notre site Internet utilise Google Maps, un service de cartographie en ligne fourni par Google LLC.
Dans ce contexte, des données peuvent être transférées vers les États-Unis.
Grâce à Google Maps, nous pouvons intégrer des cartes interactives directement sur notre site Internet et vous permettre d’utiliser confortablement les fonctionnalités cartographiques.
Lors de la consultation de notre site, Google reçoit l’information selon laquelle vous avez accédé à la page concernée. Cela s’applique indépendamment du fait que vous disposiez ou non d’un compte Google.
Si vous êtes connecté à votre compte Google, les données peuvent être directement associées à votre profil. Si vous ne souhaitez pas cette association, vous devez vous déconnecter de votre compte Google avant d’utiliser Google Maps.
Google peut enregistrer ces données sous forme de profils d’utilisation et les utiliser à des fins publicitaires, d’études de marché ou d’adaptation de ses services.
Vous trouverez des informations complémentaires concernant la collecte, le traitement et la protection des données par Google dans les dispositions de protection des données de Google.

8. Durée de conservation

Nous traitons et conservons vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales ou pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Dans la mesure du possible, les données sont anonymisées ou supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires, et au plus tard à l’expiration des délais légaux de conservation.

Vous pouvez demander à tout moment la suppression de vos données personnelles en adressant une demande à la personne de contact mentionnée au chiffre 2.
Nous accéderons à votre demande dans la mesure où aucune obligation légale ou autre motif légitime ne nous impose de conserver ces données.

9. Droits des personnes concernées

Vous avez le droit de savoir à tout moment si nous traitons des données personnelles vous concernant.
Vous pouvez notamment demander :
l’accès à vos données personnelles ;
la rectification de données inexactes ;
la limitation du traitement ;
la suppression de vos données ;
l’opposition à certaines communications de données ;
la restitution des données que vous nous avez fournies.

Vous pouvez également retirer à tout moment un consentement donné précédemment.
Ce retrait ne s’applique toutefois pas aux traitements autorisés par la loi ni aux traitements déjà effectués sur la base de votre consentement avant son retrait.
Pour exercer vos droits, veuillez nous adresser une demande écrite accompagnée d’une preuve de votre identité.

L’autorité suisse compétente en matière de protection des données est :
Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)

10. Responsabilité concernant les liens

Nous n’exerçons aucun contrôle sur le contenu actuel ou futur des sites Internet accessibles par des liens figurant sur notre site.
La responsabilité du contenu des sites liés incombe exclusivement à leurs exploitants respectifs.
Nous déclinons toute responsabilité, dans les limites autorisées par la loi, pour les dommages résultant de l’utilisation ou de la non-utilisation d’informations provenant de sites tiers.

11. Sécurité des données et mesures techniques et organisationnelles

Nous attirons votre attention sur le fait que toute communication via Internet comporte certains risques de sécurité sur lesquels nous n’avons aucun contrôle.
Si vous souhaitez communiquer avec nous par un moyen sécurisé, nous vous invitons à nous contacter afin de convenir d’une solution appropriée.

Pour protéger la transmission des données confidentielles, notre site Internet utilise un chiffrement SSL ou TLS.
Vous pouvez reconnaître une connexion sécurisée par la présence du symbole du cadenas dans votre navigateur ainsi que par le préfixe « https:// » dans la barre d’adresse.

Nous appliquons également des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, utilisation abusive ou divulgation.
Ces mesures sont régulièrement réexaminées et adaptées.

Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment.
La version publiée sur notre site Internet ou celle qui vous a été remise directement fait foi.
Si une modification vous concerne, nous vous en informerons de manière appropriée.
La présente déclaration de confidentialité ne crée aucune relation contractuelle ou autre relation juridique formelle.